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文/王懷棟
（本文刊登在《建筑》雜志2011年第5期上）
工地例會(huì )作為現場(chǎng)參建各方溝通情況、交流信息、解決合同履行中存在問(wèn)題的一種會(huì )議方式，在日常監理工作中得到了參建各方的一致認可，對監理機構的管理起著(zhù)十分重要的作用?！督ㄔO工程監理規范》明確規定：在施工過(guò)程中，總監理工程師應定期主持召開(kāi)工地例會(huì )。會(huì )議紀要應由項目監理機構負責起草，并經(jīng)與會(huì )各方代表會(huì )簽。
一、開(kāi)好工地例會(huì )是監理的職責
工地例會(huì )是項目監理機構溝通情況、反饋信息、作出決策和下達指令的主要方式，也是監理對工程進(jìn)行監督控制和對人員進(jìn)行有效管理的重要工具，它以服務(wù)現場(chǎng)工作為主題，解決現場(chǎng)問(wèn)題為目的。工地例會(huì )的重點(diǎn)是檢查工程施工過(guò)程中的進(jìn)度、質(zhì)量、安全文明、計量與支付、合同管理等方面的情況，分析存在的問(wèn)題，并針對這些問(wèn)題提出改進(jìn)措施，參建各方均應對會(huì )議所達成的決議遵照執行。站在監理的管理角度、責任角度看，工地例會(huì )是監理的一個(gè)非常重要的管理手段，工地例會(huì )所形成的會(huì )議紀要則是規避監理責任的備忘錄。因此，主持并開(kāi)好工地例會(huì )不僅是總監的重要職責，對監理的管理工作起著(zhù)重要的作用，也從一個(gè)側面反映了總監的素質(zhì)和水平，是總監必備的基本功之一。
二、重視******次工地例會(huì )
******次工地會(huì )議對項目監理機構前期工作開(kāi)展具有重要作用，會(huì )前各方的主要工作是熟悉現場(chǎng)環(huán)境、工程環(huán)境和人員環(huán)境，進(jìn)行各項準備工作，彼此都有一定的了解，此階段圖紙會(huì )審、臨時(shí)設施、現場(chǎng)封閉圍擋、施工方案審批、施工前期材料、機械設備進(jìn)場(chǎng)都應完成就緒。監理要根據現場(chǎng)準備情況、監理工作準備和各種信息收集情況，適時(shí)提醒建設單位召開(kāi)******次工地會(huì )議，并盡可能的為建設單位準備必要的會(huì )議議程，與建設單位就會(huì )議內容達成一致，確保開(kāi)出效果，為監理現場(chǎng)工作準時(shí)切入及今后工作開(kāi)展打好基礎，其會(huì )議紀要應由項目監理機構負責起草，并經(jīng)與會(huì )各方代表會(huì )簽。******次工地會(huì )議應包括以下七個(gè)方面的內容。
一是，建設單位、承包單位和監理單位分別介紹各自駐現場(chǎng)的組織機構、人員及其分工。二是，建設單位根據委托監理合同宣布對總監理工程師的授權。三是，建設單位介紹工程開(kāi)工準備情況。四是，承包單位介紹施工準備情況。五是，建設單位和總監理工程師對施工準備情況提出意見(jiàn)和要求。六是，總監理工程師介紹監理規劃的主要內容。七是，研究確定各方在施工過(guò)程中參加工地例會(huì )的主要人員，召開(kāi)工地例會(huì )的周期、地點(diǎn)及主要議題。
三、明確參會(huì )人員、會(huì )議內容及會(huì )議紀律
監理規范規定******次工地會(huì )議應研究確定各方在施工過(guò)程中參加工地例會(huì )的主要人員、召開(kāi)工地例會(huì )的周期、地點(diǎn)及主要議題。這是工地例會(huì )的框架，在研究確定這個(gè)框架的時(shí)候，總監要積極提出意見(jiàn)和建議。
參加工地例會(huì )的主要人員應包括：建設單位駐現場(chǎng)代表及有關(guān)職能部門(mén)人員；承包單位項目經(jīng)理部經(jīng)理及有關(guān)職能部門(mén)人員，分包單位主要負責人；項目監理機構總監理工程師及主要監理人員；邀請的其他有關(guān)單位人員。
召開(kāi)工地例會(huì )的周期要與工程的規模、工程的施工階段相適應，工地例會(huì )宜采用有彈性的周期，以適應施工的需要。一般以一周為宜，如果工程規模較小或工種較單調，可以適當調整為半個(gè)月一次。會(huì )議時(shí)間可靈活控制，在切實(shí)解決問(wèn)題的基礎上，盡量不要拖延時(shí)間，避免講空話(huà)。
一般均將工程現場(chǎng)會(huì )議室作為工地例會(huì )的召開(kāi)地點(diǎn)，但有時(shí)根據工程情況，為解決某一主要問(wèn)題，可以選擇施工現場(chǎng)甚至材料供應地等有關(guān)地點(diǎn)召開(kāi)例會(huì )或專(zhuān)題會(huì )議。如針對施工單位施工中存在的質(zhì)量問(wèn)題，監理多次要求施工單位整改，但整改未得到落實(shí)，此時(shí)監理就可以選擇存在質(zhì)量問(wèn)題的施工現場(chǎng)作為會(huì )議地點(diǎn)，召集所有與會(huì )人員指出存在的質(zhì)量問(wèn)題，并提出整改辦法和時(shí)間。因此工地例會(huì )的召開(kāi)地點(diǎn)可以隨主要議題而定。
工地例會(huì )的主要內容及程序在《建設工程監理規范》中作了明確要求，主要包括：
①檢查承包單位上次例會(huì )議定事項的落實(shí)情況，分析未完事項原因；②檢查分析工程項目進(jìn)度計劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標及其落實(shí)措施；③檢查分析工程項目質(zhì)量情況，針對存在的質(zhì)量問(wèn)題提出改進(jìn)措施；④檢查分析工程項目安全狀況，針對存在的安全問(wèn)題提出改進(jìn)措施；⑤檢查工程量核定及工程款支付情況；⑥解決需要協(xié)調的有關(guān)事項；⑦其他相關(guān)事宜，業(yè)主的要求及指示。
會(huì )議紀律為完善和堅持例會(huì )制度提供有效保障。會(huì )議應該準時(shí)開(kāi)始，以維護監理例會(huì )的嚴肅性，必要時(shí)可以實(shí)行點(diǎn)名和獎懲制度，避免因為幾個(gè)人遲到耽誤所有與會(huì )者的時(shí)間。在開(kāi)會(huì )的過(guò)程中，應杜絕與會(huì )人員大聲接聽(tīng)手機、隨意插話(huà)、私下談?wù)撆c會(huì )議無(wú)關(guān)的內容等干擾會(huì )議進(jìn)程和影響會(huì )議效果的情況。
四、做好工地例會(huì )的會(huì )前準備工作
做好會(huì )議準備工作，需要平時(shí)工作的積累。自上次例會(huì )以來(lái)，工程上出現了哪些質(zhì)量、進(jìn)度、安全方面的問(wèn)題，總監可用專(zhuān)門(mén)的會(huì )議準備記錄本記錄下來(lái)。平時(shí)思考工程上有哪些急需解決的問(wèn)題，想到了哪些好主意，均可記錄下來(lái)?？偙O還可通過(guò)與專(zhuān)業(yè)監理工程師、施工單位、建設單位交談等方式了解工程情況，匯總工地例會(huì )上要解決的問(wèn)題，了解他們的想法，為工地例會(huì )的成功召開(kāi)做好充分的準備。在準備工作中，要注重做好以下七個(gè)方面的工作。
一是，查閱上次例會(huì )會(huì )議紀要，有哪些事項是議定了要在本次例會(huì )前完成的，檢查這些事項的完成情況。
二是，檢查施工形象進(jìn)度的完成情況，可以粗略，但要覆蓋主要的施工層面，給出施工進(jìn)度滯后或提前的大致數據，摸清主要施工工種的實(shí)際人數（誤差不可太大），了解材料供應、機械狀況是否滿(mǎn)足施工進(jìn)度需要，并做好記錄。下一周期按計劃應實(shí)現的進(jìn)度目標和完成情況預測。
三是，近階段的質(zhì)量狀況、監理提出的整改要求、建議的預控措施。熟悉本次例會(huì )上可能涉及到的施工圖、規范等有關(guān)內容。
四是，工程量的核定及工程款支付情況。
五是，工地的安全狀況、發(fā)現的安全隱患、整改要求，對有關(guān)人或事的表?yè)P或批評。
六是，監理應要求施工單位在會(huì )前呈送報表，可按例會(huì )周期稱(chēng)作工程周報、旬報等，內容應包括監理需要收集的信息，如施工進(jìn)度實(shí)際完成情況、進(jìn)度滯后的原因分析、下期進(jìn)度目標、主要工種的勞動(dòng)力安排計劃、質(zhì)量和安全現狀、需要協(xié)調的事項等。這種做法有兩個(gè)好處：一是便于對施工信息的收集、傳遞、整理；二是可以規范施工單位在工地例會(huì )上的發(fā)言，讓施工單位在工地例會(huì )上有話(huà)可講，有助于設立符合監理要求的會(huì )議程序。
七是，總監要充分與各專(zhuān)業(yè)監理工程師溝通，安排監理發(fā)言的內容，哪些是監理在會(huì )議上應重點(diǎn)陳述的，哪些是監理不能隨意表態(tài)的，哪些內容由哪個(gè)監理人員發(fā)言，發(fā)言的順序等，這樣不僅能使監理發(fā)言思路清晰、層次分明，提高開(kāi)會(huì )效率，而且能樹(shù)立監理的形象與威信，贏(yíng)得業(yè)主的信任。
五、總監在工地例會(huì )上要有所作為
總監是工地例會(huì )的主持人，不能成為工地例會(huì )的看客，監理要在工地例會(huì )上處于主導地位，就要進(jìn)行主導性發(fā)言。所謂主導性發(fā)言，就是把監理在會(huì )前準備的內容適時(shí)地講出來(lái)，這里特別要強調“適時(shí)”，會(huì )議都有它沿用的程序，講早了不合適，如果讓別人替監理做了工程情況的總結、分析，監理再發(fā)言，就象是重復別人的話(huà)，顯得無(wú)力，監理應有的地位也就受到了挑戰?？偙O在工地例會(huì )上要爭讓得當，對建設單位應禮讓?zhuān)缭跁?huì )議的開(kāi)始和結束，禮貌地征求一下建設單位的意見(jiàn)；或就一個(gè)技術(shù)問(wèn)題監理已提出了合理的解決意見(jiàn)時(shí)，征求一下建設單位的看法，這是有益的。對施工單位總監要讓別人把話(huà)講完，即或是錯誤的觀(guān)點(diǎn)或有悖于事實(shí)的陳述，也要做到以理服人，不要進(jìn)行態(tài)勢上的針?shù)h相對。這里講到的理是一種廣泛的包容，是對施工規范的掌握和理解，對施工圖和設計要求的熟悉，對有關(guān)的法規和合同的主要條款、工程量清單的了解等。與會(huì )各方的水平越高，對總監的要求也越高，這也是對總監的鞭策。當然，對于建設單位或施工單位個(gè)別人的“一言堂”或“長(cháng)篇大論”，總監可適時(shí)加以提醒或制止，以免會(huì )議冗長(cháng)、低效。在絕大多數情況下，與會(huì )三方，為了共同的建設目標，在就施工中出現的某一個(gè)實(shí)際問(wèn)題從不同的角度進(jìn)行陳述。有時(shí)在利益和責任的驅使下，施工（或建設）單位發(fā)言中的偏頗、失實(shí)、過(guò)激在所難免。因此，總監在工地例會(huì )上要盡力去發(fā)揮協(xié)調作用，按照監理的意圖進(jìn)行引導、操作，做到公正合理。
總監應引導、啟發(fā)或約束、糾正各專(zhuān)業(yè)監理工程師在工地例會(huì )上發(fā)言及解答有關(guān)問(wèn)題，要發(fā)揮群體的優(yōu)勢?？偙O對工地例會(huì )上突然提出的待解決問(wèn)題（即監理未做準備的問(wèn)題）不要草率地表態(tài)，不要輕易地附和別人的意見(jiàn)，以免造成監理工作的被動(dòng)，可建議召開(kāi)專(zhuān)題工地會(huì )議專(zhuān)項解決。工地例會(huì )上的總監，應該以不變應萬(wàn)變，保持清晰的頭腦。
六、認真做好會(huì )議紀要
開(kāi)會(huì )過(guò)程中，總監應安排專(zhuān)人做好詳細、完整的會(huì )議記錄，會(huì )后監理人員要對記錄的文字進(jìn)行再加工，提取核心內容，并用規范、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言形成會(huì )議紀要。
會(huì )議記錄是把工地例會(huì )上所聽(tīng)到的話(huà)和所發(fā)生的事當場(chǎng)記錄下來(lái)的材料；監理規范要求的是會(huì )議紀要而不是會(huì )議記錄。會(huì )議紀要整理的基礎在于有完整的會(huì )議記錄，對工地例會(huì )而言，所謂完整是指把與會(huì )各方所做發(fā)言的主題記錄完整。工地例會(huì )上總監應安排專(zhuān)人進(jìn)行記錄，不宜經(jīng)常更換，對建設單位重要的指令、要求，對施工單位有可能引起索賠的要求、觀(guān)點(diǎn)，開(kāi)會(huì )過(guò)程中的一些重要發(fā)言，總監也應做好記錄，以便會(huì )后對監理人員整理的會(huì )議紀要內容進(jìn)行審核、確認。
（作者單位：連云港市建設監理有限公司） | 
