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經(jīng)驗交流
談項目監理的溝通形式
新聞來(lái)源:    點(diǎn)擊數:3376    更新時(shí)間:2011-3-29 16:41:44    收藏此頁(yè)
連云港市建設監理有限公司  董瑞
摘 要:通過(guò)具體的形式簡(jiǎn)要闡述項目監理的溝通交流方式
關(guān)鍵詞:溝通 交流 理解
溝通的形式是多種多樣的,不同的人或事之間的溝通各不相同,不同的溝通形式所產(chǎn)生的效果更是截然不同的。溝通是信息傳遞與反饋的重要途徑,是協(xié)調、解決問(wèn)題的有效手段,良好的溝通有利于促進(jìn)當事人各方更好的相互理解以及協(xié)作配合。
不同的溝通形式所采用的信息傳遞介質(zhì)也各不相同,有的采用書(shū)面形式或面對面的語(yǔ)言交流進(jìn)行信息傳遞,有的則通過(guò)具體的物體或物品進(jìn)行反饋信息,建筑產(chǎn)品就是一件很好的信息傳遞介質(zhì),尤其是在建筑產(chǎn)品豐富多彩的當今社會(huì ),通過(guò)建筑可以讓人們更好的了解古代與當代、西方與東方的人文歷史及社會(huì )環(huán)境的差異??梢哉f(shuō),建筑是一個(gè)城市的記憶,但對國家、民族而言,建筑承載的絕不只是記憶,它還凝聚著(zhù)一個(gè)時(shí)代的精神、渴望以及對未來(lái)的憧憬。建筑的范圍很廣,建筑市場(chǎng)的內容更是繁雜多樣,但每一個(gè)建筑產(chǎn)品都是由若干部分組成,而始終貫穿于這些組成部分的主體就是人。當然,一個(gè)建筑產(chǎn)品的完成不是一個(gè)人、兩個(gè)人就能夠做到的,是需要很多不同的專(zhuān)業(yè)隊伍共同參與完成的,這些不同的專(zhuān)業(yè)隊伍綜合起來(lái)就可以歸納為三大主體單位:建設單位、監理單位、施工單位。
監理單位作為建設工程的三大主體之一,在建設單位的授權下承擔著(zhù)對施工承包合同進(jìn)行全面管理,并對工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資目標進(jìn)行監督管理,以確保工程目標的全面實(shí)現。在項目建設過(guò)程中,項目監理方處理好建設單位、監理單位、施工單位之間的相互關(guān)系,對整個(gè)項目建設的順利進(jìn)行起到極為關(guān)鍵的作用。筆者就監理單位在工程建設過(guò)程中與建設單位、施工單位間的溝通形式做一簡(jiǎn)要論述。
溝通的形式多種多樣,基本上可以概括為三種:書(shū)面形式的溝通、會(huì )議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。
1、書(shū)面形式的溝通
這種溝通形式在實(shí)際工作中應用較為廣泛。其具體內容包括:監理規劃、監理月報、監理工程師聯(lián)系單(通知單)、監理總結等。不同的書(shū)面形式的溝通包含著(zhù)不同的內容,代表著(zhù)不同的作用。
監理規劃是根據合同約定及具體工程特點(diǎn)進(jìn)行編制的,是項目監理部開(kāi)展監理工作的指導型文件,其內容一定要突出重點(diǎn),具有針對性。監理方向建設單位提交監理規劃,目的就是讓建設方全面了解項目監理部的組織機構、人員分工、工作內容及工作方式方法等。監理規劃編制內容的深度與范圍直接影響到建設方對監理方的認知度,同時(shí)對監理部開(kāi)展監理工作的指導性有直接關(guān)系。
監理月報和監理總結是監理方在項目建設過(guò)程中定期向建設方匯報工作的階段性文件,此類(lèi)文件的內容要盡可能的詳細,提交時(shí)間要及時(shí),以便建設方能夠及時(shí)地了解掌握項目建設的前期情況及后續工程的進(jìn)展情況。
監理工程師聯(lián)系單(通知單)是在項目建設工程中,監理方根據現場(chǎng)實(shí)際情況向建設方或施工方進(jìn)行信息傳遞的一種書(shū)面形式,監理方一方面可以將圖紙中存在的問(wèn)題以聯(lián)系單形式反饋給建設方,另一方面可以將施工中存在的質(zhì)量缺陷或安全隱患等其它問(wèn)題以通知單形式告知施工單位,讓其整改或規范施工。通過(guò)這種形式可以反映出監理方的專(zhuān)業(yè)性、責任心及綜合素質(zhì),從而使建設方更好的信任監理方。
2、會(huì )議形式的溝通
會(huì )議形式的溝通大體有以下幾種:工程例會(huì )、專(zhuān)題會(huì )議、圖紙會(huì )審等。
工程例會(huì )一般由監理方組織,參建各方共同參與的一種溝通形式。參建各方可以在會(huì )上提出各自的觀(guān)點(diǎn)、要求、建議等,由大家共同討論交流。專(zhuān)題會(huì )議則是根據現場(chǎng)實(shí)際情況,對一些偶然的或急需解決的問(wèn)題,隨時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)題討論。這兩種形式都是在工程建設過(guò)程中進(jìn)行的,也是很常見(jiàn)的。而在工程開(kāi)工前的一個(gè)重要會(huì )議就是圖紙會(huì )審。
圖紙會(huì )審則是在工程開(kāi)工前,由設計單位的專(zhuān)業(yè)設計人員對建設單位、監理單位、施工單位提出的圖紙疑問(wèn)進(jìn)行交底的一種形式。通常的圖紙會(huì )審都是由建設單位組織,監理單位和施工單位共同參加,在會(huì )議上即時(shí)提出問(wèn)題由相關(guān)設計人員給予答疑,這種形式往往造成會(huì )議現場(chǎng)比較嘈雜混亂,對于答疑的記錄不全面,因為各相關(guān)專(zhuān)業(yè)的設計人員不能進(jìn)行及時(shí)有效溝通,很容易導致顧此失彼,再次留有疑問(wèn)。
我們監理部所監理的一個(gè)項目是由監理方組織圖紙會(huì )審,我們的總監就打破了以往的常規,沒(méi)有即時(shí)提問(wèn)即時(shí)回答,而是在圖紙會(huì )審以前就組織建設單位、監理單位、施工單位進(jìn)行分析圖紙,并將提出的問(wèn)題以書(shū)面形式在圖紙會(huì )審前一個(gè)星期送至設計單位。這樣就為設計人員留有時(shí)間進(jìn)行各專(zhuān)業(yè)間的相互交流及給予答復。在圖紙會(huì )審會(huì )議上先將設計答復沒(méi)人分發(fā)一份,然后再由設計人員對圖紙疑問(wèn)進(jìn)行逐一講解,這樣一來(lái)既避免了會(huì )議現場(chǎng)的嘈雜混亂,又讓提出圖紙疑問(wèn)相關(guān)人員更好的理解了設計意圖,所以這次圖紙會(huì )審結束后,基本上沒(méi)有再留下疑問(wèn),各方參加人員均表示達到了前所未有的效果。
3、日常工作中的交流溝通
這里所講的日常工作中的交流溝通主要系指項目參建各方之間的面對面的語(yǔ)言交流。有部分監理人員往往忽視了日常的語(yǔ)言交流,認為只要有書(shū)面的或者會(huì )議的溝通就可以了,書(shū)面的或會(huì )議的溝通固然重要,但貫穿于這兩種形式之間的一個(gè)重要因素就是語(yǔ)言交流。在日常工作中良好的語(yǔ)言交流溝通往往會(huì )帶來(lái)意想不到的效果。
日常工作中的溝通主要是通過(guò)交談的方式進(jìn)行,通過(guò)交談可以反映一個(gè)專(zhuān)業(yè)監理工程師的綜合素質(zhì),包括敬業(yè)精神、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平、責任心及綜合協(xié)調能力等。
○1監理方保持經(jīng)常與建設方交流溝通,一方面可以盡早的獲取建設方的相關(guān)信息,為保持或不斷改進(jìn)工作提供依據;另一方面也可以充分展現自我,讓建設方認可監理方的工作人員及其工作效果。
○2工程實(shí)施過(guò)程中,監理單位與施工單位始終是監理與被監理的關(guān)系,由于所站位置不同,難免在工作中出現意見(jiàn)分歧、爭執,甚至施工單位在心理上存在對監理單位的抵觸情緒。因此,要及時(shí)做好與施工單位的溝通,可以讓施工單位了解監理人員的職責所在,認識到監理單位與施工單位目標的一致性。在日常工作中,總監或專(zhuān)業(yè)監理工程師應堅持經(jīng)常走訪(fǎng)各施工單位,宣傳管理理念,樹(shù)立監理與施工單位是既對立又統一的思想,倡導監理工作要超前服務(wù),既要在質(zhì)量上嚴格把關(guān),又要在具體環(huán)節上幫助解決問(wèn)題,出謀劃策,最終達到提高工程質(zhì)量的目的。
○3項目監理部是在總監領(lǐng)導下,由各個(gè)專(zhuān)業(yè)監理工程師組成的一個(gè)團隊,團隊成員之間也要不斷的加強溝通。通過(guò)溝通,總監更好的了解各專(zhuān)業(yè)監理人員的專(zhuān)長(cháng)和性格特點(diǎn),以便更好的進(jìn)行工作分工,充分發(fā)揮各專(zhuān)業(yè)監理工程師的優(yōu)勢,使監理部能夠團結一致、齊心協(xié)力、圓滿(mǎn)的完成監理任務(wù)。
溝通帶來(lái)理解,理解帶來(lái)更好的合作,愿所有項目的參建各方都能進(jìn)行及時(shí)有效的溝通,從而促進(jìn)工程質(zhì)量全面提高,工程進(jìn)度按期完成,工程投資如約實(shí)現,最終使業(yè)主、監理、承包商各方共贏(yíng)。
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